Brainstormreflectie

In een brainstormreflectie kan een professional door een reflectiegroep worden geholpen om vanuit verschillende perspectieven naar zijn of haar actuele beroepssituatie te kijken.
Binnen deze vorm van reflectie wordt gebruik gemaakt van een klassieke methodiek: brainstormen. Met klassieke instrumenten: de flipover en post-its.

Wat heb je nodig voor een brainstormreflectie:
– een eigenaar van een probleem of uitdaging (probleemeigenaar)
– een groep mensen die bekend zijn met praktijk van de probleemeigenaar (collega’s uit eigen organisatie of beroepsgroep)
– een facilitator van het proces
– een flipover
– een stapel post-its
– stiften

De facilitator bewaakt het proces en bemoeit zich niet met de inhoud. Hooguit achteraf.

De brainstormreflectie doorloopt een aantal stappen in een bepaalde volgorde. Onder aan deze pagina vind je een document dat behulpzaam kan zijn bij het proces en waarop iedere deelnemer aantekeningen kan maken.

Situatie
De probleemeigenaar beschrijft de situatie of, met een mooi woord, het handelingsprobleem.
Wanneer speelde dit voorval? Wat ging eraan vooraf? Wie waren erbij betrokken? Met wie werkte je hieraan samen? Waar speelde het? Wat was je rol in de organisatie?
Zoveel als mogelijk een feitelijke beschrijving.

Prikkel
De probleemeigenaar beschrijft wat de prikkel of de trigger was in deze situatie die er toe leidde tot onrust of onzekerheid. Waardoor werd de probleemeigenaar getriggerd op het probleem of de uitdaging? Wat gebeurde er?

Vraag
Welke vraag heeft de probleemeigenaar naar aanleiding van het probleem of de uitdaging? Formuleren als een open vraag. De vraag wordt op de flipover geschreven.

Verhelderingsvragen
Alle deelnemers mogen open vragen stellen om de situatie goed te begrijpen. Dus vragen die beginnen met wie, wat, waar, wanneer, hoe en dergelijke. De facilitator let goed op mogelijke suggestieve vragen of vragen die al richting een oplossing gaan.
De probleemeigenaar geeft direct en kort antwoord op de vraag.

Herformuleren beginvraag
Het kan zijn dat door de verhelderingsvragen de probleemeigenaar zijn of haar vraag scherper kan formuleren.

Brainstorm
De deelnemers krijgen van de facilitator een paar minuten om gedachten over de vraag en situatie op post-its te schrijven. Gebruik per gedachte een post-it. Gebruik een stift voor de leesbaarheid en schrijf bij voorkeur in blokletters. Alle post-its worden op de flipover geplakt.

Categoriseren
De probleemeigenaar herschikt de post-its in drie of, bij voorkeur, vier categorieën. Iedere categorie krijgt een titel. Bijvoorbeeld: ik – collega – leidinggevende – overige. Of: regels – gevoel – logica – overige.
Zonodig ondersteunt de facilitator dit proces.

Subvragen
De deelnemers worden in vier groepjes gedeeld en gekoppeld aan een categorie. Ieder groepje formuleert een vraag die voortkomt uit de post-its en gekoppeld is aan de vraag van de probleemeigenaar.
De subvragen worden op de flipover bij de gecategoriseerde post-its geschreven.
De probleemeigenaar beantwoordt alle subvragen.

Terugblik
De probleemeigenaar gaat terug naar zijn of haar vraag, beschrijft welke inzichten er zijn en hoe die inzichten helpen om het probleem of de uitdaging op te lossen. De probleemeigenaar beschrijft zo concreet mogelijk wat hij of zij wil gaan doen.

Inzichten
De probleemeigenaar en de deelnemers delen met elkaar de verkregen inzichten die een ieder heeft gekregen door de brainstormreflectie.

Theorie
Eventueel (je mag dit onderdeel overslaan) koppelen probleemeigenaar en deelnemers theorie, concepten en/of modellen aan de situatie.

Afspraken
De probleemeigenaar maakt met de deelnemers concrete afspraken wat hij of zij gaat doen, wat hij eventueel van de deelnemers (of anderen) nodig heeft en hoe er wordt teruggekoppeld aan de groep.

Over en weer leren
Iedereen leert tijdens de brainstormreflectie. De deelnemers leren om zonder oordeel gedachten, gevoelens en ideeën te formuleren. De probleemeigenaar krijgt andere perspectieven aangereikt van waar uit hij of zij naar de situatie kan kijken. Door te leren van perspectief te wisselen, ontdek je dat je zo meer kunt ‘zien’ in een zelfde soort situatie of handelingsprobleem, waardoor je er een volgende keer beter mee om kunt gaan.
Door te kijken naar andermans situatie, houd je vaak jezelf een spiegel voor: hoe ga ik eigenlijk met dit soort situaties om?